Política de tratamiento de datos personales

Versión 2.0 · Vigente desde el 29 de septiembre de 2026

Esta política explica qué datos personales recoge Espiral Sound, para qué los usa, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica a los datos que nos das a través de espiralsound.com y también a los que recibimos por correo, WhatsApp, Instagram y en las sesiones de trabajo.

1.1 Responsable del tratamiento

Si en el futuro la operación de Espiral Sound pasa a una sociedad constituida para ese fin, esa sociedad asumirá la condición de responsable del tratamiento con las mismas finalidades, garantías y compromisos de esta política. Te lo informaremos en este sitio y, si cambia algo relevante, por correo.

1.2 Datos que recolectamos

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de WhatsApp o teléfono, usuario de Instagram, si eres mayor de edad y tu país (lo deducimos del prefijo telefónico; no te lo preguntamos aparte).
• Si eres menor de edad: nombre, relación contigo y datos de contacto de tu padre, madre o representante legal. Al darnos datos de otra persona, declaras que le has informado de esta política.
• Tu proyecto musical: estilo, etapa en la que estás, enlaces a tu música, objetivos, desafíos, disponibilidad para empezar, experiencia previa invirtiendo en tu carrera, rango de presupuesto aproximado y cómo nos conociste.
• Contenido de las sesiones: si contratas con nosotros, las sesiones por videollamada se graban y se transcriben (ver 1.4 y 1.5). Te lo avisamos al inicio de cada sesión y puedes pedir que no se grabe.
• Comunicaciones: los mensajes que intercambiamos por correo, WhatsApp e Instagram.
• Datos técnicos y de origen: dirección IP y navegador (para proteger el formulario contra spam y, si lo autorizas, para medir publicidad), y de dónde llegaste al sitio (por ejemplo, parámetros UTM y página de entrada).
• Navegación: páginas visitadas, dispositivo y comportamiento en el sitio, recogidos mediante cookies y herramientas de analítica solo cuando lo autorizas. Ver la Política de cookies.
• Evidencia de tu autorización: fecha y hora en que aceptaste esta política, la versión que aceptaste y las casillas que marcaste.

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, vida sexual, datos biométricos) para ninguna de las finalidades descritas, y te pedimos que no los incluyas en los campos de texto libre ni en tus mensajes. Si aun así los compartes, entendemos que lo haces voluntariamente y solo los usaremos si es estrictamente necesario para atender tu solicitud.

1.3 Finalidades del tratamiento

Usamos tus datos para:

• Evaluar tu aplicación y determinar si podemos trabajar juntos.
• Contactarte por correo, WhatsApp o Instagram para responder tu aplicación, agendar llamadas y hacer seguimiento comercial, en el canal que prefieras y en horario razonable.
• Prestar los servicios contratados de producción musical, mentoría y estrategia, incluidas la grabación, transcripción y resumen de las sesiones para tener un registro de lo trabajado y darte seguimiento.
• Enviarte contenido, novedades y ofertas de Espiral Sound por correo electrónico, solo si lo autorizas expresamente con la casilla correspondiente. Puedes darte de baja en cualquier momento desde el enlace incluido en cada correo.
• Proteger el sitio y los formularios contra spam, abuso y accesos no autorizados.
• Analizar de forma agregada el uso del sitio web para mejorarlo, solo si lo autorizas en la configuración de cookies.
• Medir la efectividad de nuestras campañas publicitarias y mostrarte anuncios relevantes en plataformas de terceros, solo si lo autorizas en la configuración de cookies.
• Atender tus consultas, reclamos y solicitudes sobre tus datos, y conservar prueba de tu autorización.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Los archivos y contenidos creativos que compartas con nosotros (demos, canciones, letras, sesiones) se usan únicamente para evaluar, prestar y gestionar los servicios que solicitas. Cualquier otro uso, como incluirlos en nuestro portafolio o en material promocional, requiere una autorización aparte y por escrito.

1.4 Encargados del tratamiento, terceros y transferencia internacional

Para cumplir estas finalidades nos apoyamos en proveedores tecnológicos que tratan datos por nuestra cuenta y siguiendo nuestras instrucciones (encargados del tratamiento). Algunos están fuera de Colombia:

• IONOS (Unión Europea): alojamiento del sitio web y correo electrónico.
• Notion (Estados Unidos): gestión interna de artistas y aplicaciones.
• Sender.net (Lituania, Unión Europea): envío de correos, solo si autorizaste recibirlos.
• Google (Estados Unidos): videollamadas con Google Meet, agenda con Google Calendar y, solo con tu consentimiento de cookies, analítica con Google Analytics.
• Microsoft (Estados Unidos): analítica de uso del sitio con Microsoft Clarity, solo con tu consentimiento de cookies.
• Fathom (Estados Unidos): transcripción y resumen de las sesiones por videollamada, con tu autorización al inicio de cada sesión. Fathom aloja el contenido en Google Cloud en Estados Unidos, cifrado en tránsito y en reposo, y usa proveedores de inteligencia artificial a los que prohíbe contractualmente entrenar sus modelos con el contenido de las reuniones; hemos desactivado además la opción de que Fathom use nuestros datos para mejorar sus propios modelos. Su lista de subencargados está en trust.fathom.video/subprocessors.
• Meta Platforms (Estados Unidos): WhatsApp Business e Instagram como canales de contacto y, solo con tu consentimiento de cookies de publicidad, Meta Pixel y la API de Conversiones.

Sobre Meta Pixel y la API de Conversiones. Cuando autorizas las cookies de publicidad, usamos estas herramientas para medir si nuestras campañas funcionan y mostrarte anuncios relevantes. En ese caso podemos enviar a Meta datos asociados al evento de envío del formulario: tu correo, teléfono y país transformados con una función hash (SHA-256, que no nos permite revertirlos), tu dirección IP, información de tu navegador y los identificadores de las cookies publicitarias de Meta (_fbp, _fbc), según la configuración técnica vigente. Meta trata estos datos también como responsable, conforme a su propia política de privacidad. Si rechazas las cookies de publicidad, no se envía nada a Meta al enviar el formulario.

Transferencia internacional. Los proveedores indicados están ubicados en países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos personales (Circular Externa 005 de 2017). Con cada uno hemos aceptado un acuerdo de tratamiento de datos que les obliga a usar tus datos solo para prestarnos el servicio, a mantener la confidencialidad y a aplicar medidas de seguridad. Si en el futuro incorporamos un proveedor en un país que no cuente con ese reconocimiento, aplicaremos los mecanismos que exige la ley colombiana (declaración de conformidad de la SIC o autorización expresa e inequívoca del titular) y actualizaremos esta política. Al aceptarla autorizas de forma expresa e inequívoca que tus datos se transmitan a estos proveedores y, en el caso de Meta, se transfieran para las finalidades aquí descritas.

No vendemos tus datos ni los compartimos con terceros para fines distintos a los descritos, salvo que una autoridad lo exija por ley.

1.5 Grabación y transcripción de sesiones

Las sesiones de trabajo por Google Meet se graban en un equipo local (OBS) y se transcriben y resumen con Fathom para conservar un registro de lo trabajado, revisar avances y prepararte material de seguimiento. Así funciona:

• Antes de grabar te informamos y te pedimos autorización específica para esa grabación. El asistente de Fathom solo entra a la videollamada cuando lo admitimos, después de tu autorización; si no la das, no entra y no se graba nada.
• Puedes pedir que no se grabe, que se pause la grabación o que se elimine una grabación concreta, en cualquier momento.
• Al terminar la sesión recibes automáticamente el resumen y la grabación de tu propia sesión. Los enlaces de Fathom solo son accesibles para las personas que nosotros añadimos expresamente, no para cualquiera que tenga el enlace.
• Las grabaciones no se publican ni se comparten con nadie más sin tu autorización escrita, y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

1.6 Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos principalmente a personas mayores de 18 años. Si eres menor de edad, puedes aplicar siempre que tu padre, madre o representante legal autorice el tratamiento de tus datos. Así funciona:

• En el formulario indicas que eres menor y nos das el nombre, la relación contigo y los datos de contacto de tu representante.
• Tu representante recibe un mensaje nuestro con esta política y un enlace para confirmar su autorización. Guardamos la fecha y hora de esa confirmación.
• Hasta recibir esa confirmación no hacemos llamadas comerciales, no te enviamos ofertas ni iniciamos ninguna relación contractual de servicios. Cualquier contrato lo firma tu representante.
• Tu opinión cuenta: te escucharemos y tendremos en cuenta tu punto de vista según tu edad y madurez, y trataremos tus datos respetando tu interés superior y tus derechos fundamentales, como exigen la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Los datos de un menor no se usan para envíos de marketing salvo autorización expresa de su representante. Los datos del representante se tratan bajo esta misma política, con la finalidad de gestionar la autorización y la relación.

1.7 Tus derechos como titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar tu autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar los datos.
• Solicitar la supresión de tus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales, o cuando ya no sean necesarios para las finalidades descritas.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.
• Abstenerte de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre menores de edad; ninguna de nuestras preguntas obligatorias lo es.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

1.8 Atención de consultas y reclamos

Canal oficial: escribe a ciro@espiralsound.com con el asunto “Datos personales”. Responde Ciro Galvis. WhatsApp e Instagram son canales comerciales; si nos escribes por ahí sobre tus datos, te pediremos que lo confirmes por correo para dejar constancia.

Incluye en tu correo:

• Tu nombre completo.
• El correo o teléfono con el que te registraste.
• La descripción clara de tu solicitud.
• Si actúas en nombre de otra persona (por ejemplo, como representante de un menor), el documento que lo acredite.

Plazos:

• Consultas (sobre qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en un máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocación o incumplimiento): respondemos en un máximo de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo del reclamo completo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta de tu parte, entenderemos que desististe. Mientras el reclamo esté en curso, marcaremos tus datos como “reclamo en trámite” dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibirlo.

1.9 Seguridad e incidentes

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración: conexiones cifradas (HTTPS), acceso restringido con autenticación en dos pasos, proveedores con estándares de seguridad reconocidos, equipos con disco cifrado, y borrado automático de las direcciones IP usadas contra el spam al cabo de una hora. Si ocurre un incidente de seguridad que ponga en riesgo tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a ti, indicándote qué pasó y qué medidas tomamos.

1.10 Si resides en la Unión Europea

Si estás en un país de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, además de lo anterior te aplica el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD):

• Base legal de cada tratamiento: evaluar tu aplicación y prestarte los servicios se basa en la ejecución de un contrato o en medidas precontractuales a petición tuya; el envío de novedades por correo y el uso de cookies de analítica y publicidad se basan en tu consentimiento; la protección contra spam y la seguridad del sitio se basan en nuestro interés legítimo; el cumplimiento de obligaciones contables y fiscales, en una obligación legal.
• Derechos adicionales: además de los de la sección 1.7, tienes derecho a la portabilidad de tus datos, a la limitación del tratamiento y a oponerte al tratamiento basado en interés legítimo. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
• Transferencias internacionales: tus datos se tratan en Colombia y por los proveedores indicados en 1.4. Para los proveedores en Estados Unidos nos apoyamos en su certificación bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o, en su defecto, en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. Puedes pedirnos una copia de esas garantías.
• Reclamación: puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país de residencia; en España, la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
• Representante en la UE: dado el carácter ocasional y de bajo riesgo de nuestro tratamiento, no hemos designado representante en la Unión (artículo 27.2 del RGPD). Cualquier solicitud puede dirigirse a ciro@espiralsound.com.

1.11 Conservación de los datos

Conservamos tus datos solo el tiempo necesario para cada finalidad:

1.12 Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada arriba y sustituye a cualquier versión anterior. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en este sitio con la nueva fecha de vigencia antes de aplicarlos y, si tenemos tu correo, te avisaremos. Guardamos un histórico de versiones para poder acreditar qué versión aceptaste.